Rozhodnutia pri účtovaní
Platba opísaná ako „materiál“ je otázka, nie údaj. Systém tieto prípady zhromaždí do jedného radu. Neodpovedá na ne.
Toto nie sú výsledky klienta. Je to samotný proces pred zmenou a po nej.
Zber dokumentov na konci roka
Prácou je účtovníctvo. Rok zaberá naháňanie podkladov.
Dropie vybaví kroky od zberu údajov po uloženie podpísanej kópie. Klient dostane jeden odkaz.
Ilustračný príklad procesu. Kroky a schvaľovanie prispôsobte svojmu tímu.
Pred zmenou
Ako proces funguje dnes
Na konci roka pošle niekto klientovi bežný zoznam podkladov. Výpisy prídu, mzdové podklady chýbajú. Doklady prídu ako fotografie, niektoré otočené, iné ako fotografia obrazovky. Niekto ich triedi a účtuje. Otázky sa pošlú emailom. Časť odpovedí príde, časť chýba. Účtovná závierka sa pripravuje tesne pred termínom a partner kontroluje viaceré naraz.
Jednotlivé kroky
Každé odovzdanie a dôvod návratu
Najprv čítajte posledný stĺpec. Tam sa začína naháňanie.
| # | Kto | Čo sa deje | Kde to čaká | Čo to vracia späť |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Firma | Posiela bežný zoznam dokumentov | Email klienta | Zoznam nie je prispôsobený klientovi |
| 2 | Klient | Posiela výpisy, zabúda na mzdy | Nikto to nesleduje | Klient nevidí, čo stále chýba |
| 3 | Firma | Všimne si chýbajúce podklady a naháňa ich | Kým si to niekto všimne | Vzniká len preto, že zlyhal krok 2 |
| 4 | Klient | Posiela fotografie dokladov | Rad u účtovníka | Nečitateľný alebo duplicitný doklad |
| 5 | Účtovník | Ručne triedi, číta a účtuje | Kým má účtovník čas | Rozhodnutie potrebuje odpoveď klienta |
| 6 | Účtovník | Píše otázky do emailu | Znovu email klienta | Klient odpovie len na časť otázok |
| 7 | Firma | Naháňa chýbajúce odpovede | Kým si to niekto všimne | Vzniká len preto, že zlyhal krok 6 |
| 8 | Senior | Pripravuje závierku | Rad na spracovanie | Údaj odkazuje na doklad, ktorý nikto nevie nájsť |
| 9 | Partner | Kontroluje viacero závierok naraz | Kalendár partnera | Nejasný údaj bez dohľadateľného zdroja |
| 10 | Klient | Schvaľuje tesne pred termínom | Email klienta po tretíkrát | Schválenie príde po termíne |
Čo je zostavené
Rovnaký proces bez naháňania
Zvýraznené riadky stále potrebujú človeka. To je podstatné.
| # | Čo prebieha | Čo robí človek | Čo vidí klient |
|---|---|---|---|
| 1 | Sleduje sa koniec roka. Žiadosť sa odošle sama a zopakuje sa, ak nič nepríde. | Nič | Zatiaľ nič |
| 2 | Jeden odkaz so zoznamom podľa podkladov klienta z minulého roka. | Nič | Jeho zoznam a chýbajúce podklady |
| 3 | Formulár neprijme neúplné podanie. | Nič | Chýbajúci dokument pred odoslaním |
| 4 | Doklady sa načítajú z obrázka. Každý údaj má mieru istoty a zdrojovú stranu. | Nič | Nič |
| 5 | Neisté údaje sa zhromaždia do jedného radu. | Zaúčtuje nejasné položky | Nič |
| 6 | Otázky sa vrátia do toho istého vlákna. Klient vidí, ktoré ostávajú otvorené. | Nič | Otvorené otázky na jednom mieste |
| 7 | Závierka sa pripraví z údajov s dohľadateľnými zdrojmi. | Nič | Nič |
| 8 | Spis dostane partner so zdrojom každého údaja. | Skontroluje a schváli | Podpísaná závierka v jeho miestnosti |
Počet krokov: 8. Počet ľudských kontrol alebo schválení: 2.
Použité funkcie
Šifrované formuláreSpracovanie dokumentovAutomatizácia procesovElektronický podpisDátové miestnostiKontrola a audit
Prečítať proces ako JSONPriebeh
Zber dokumentov na konci roka
Diagram týchto krokov. Schvaľovacie body zostávajú viditeľné.
Zber dokumentov na konci rokaDokončené
- Sleduje sa koniec roka. Žiadosť sa odošle sama a zopakuje sa, ak nič nepríde.Dokončené
- Jeden odkaz so zoznamom podľa podkladov klienta z minulého roka.Dokončené
- Formulár neprijme neúplné podanie.Dokončené
- Doklady sa načítajú z obrázka. Každý údaj má mieru istoty a zdrojovú stranu.Dokončené
- Neisté údaje sa zhromaždia do jedného radu.Ľudské schválenieZaúčtuje nejasné položky
- Otázky sa vrátia do toho istého vlákna. Klient vidí, ktoré ostávajú otvorené.Dokončené
- Závierka sa pripraví z údajov s dohľadateľnými zdrojmi.Dokončené
- Spis dostane partner so zdrojom každého údaja.Ľudské schválenieSkontroluje a schváli
Ľudské schválenie
Zvýraznené riadky stále potrebujú človeka. To je podstatné.
Toto nie sú výsledky klienta. Je to samotný proces pred zmenou a po nej.
Čo za vás neurobí
Čo by sme overili pred spustením
Klient s taškou papierov
Papierové doklady stále skenuje človek. Po skenovaní však nasleduje rovnaký proces ako pri ostatných.
Súvisiace procesy
Z rovnakého odvetvia alebo s rovnakými funkciami.
Jeden proces je dobrý začiatok
Vyberte si úlohu, pri ktorej nechcete naháňať podklady. Zostavte ju so svojimi dokumentmi podľa svojich potrieb.